テレワーク導入のポイントとBCP~初期費用に活用できる助成金やガイドライン、業務円滑化の課題とは?~

#会社経営 #今できること #仕事 #健康経営

「働き方改革」の一環として導入が進んでいたテレワーク。これまでは、介護や子育てといったライフイベントと紐付けて制度が活用されたり、IT企業など環境が整いやすい業種で実践されることが多かった働き方のひとつでした。しかし、新型コロナウイルスの感染拡大や緊急事態宣言等を契機に、規模を問わず多くの企業が一気にテレワークを導入することになりました。

大きなチャレンジではあったものの、意外にもスムーズに対応できた、という企業もあるでしょう。また、準備や予行演習なくテレワークを始めたことで、思わぬところで業務上の混乱が生じたり、執務環境などいくつかの問題点が浮かび上がったと考える企業もあると推察されます。

いずれの場合にしても、来夏以降に予定されている大型スポーツイベントの開催や大規模な自然災害の発生などのリスクも加味すると、テレワークをBCP(事業継続計画)対応の一環と位置付け、まれな経験の振り返りと整理をしてみることは極めて重要なことです。

では、実際にテレワークの“難しさ”にはどんなものがあったのか、また、改善方法や利点にはどんなものが挙げられるのか。アクサ生命の事例を踏まえつつ整理してみます。

すぐにでもテレワークを始めたい企業に役立つ助成金やガイドライン

昨今の状況や経験から、「自社でも早急にテレワークを常時導入できるよう環境・体制整備を進めたい」と考える企業や経営者は増えていると考えられます。

また、適宜メンテナンスして利用し続けてきた旧来のシステムのサポートが切れてしまうことで起こる諸課題、いわゆる「2025年の壁」への対処や、IT化が進んでおらず効率化が十分に果たせない状況からの脱却を目指す「企業内のDX(デジタルトランスフォーメーション)推進」といったことは、今日の企業が大なり小なり抱えている課題と言えます。

今回の新型コロナウイルス感染症に端を発するテレワークの導入においても、「社員にパソコンやWi-Fiを支給できず、出社してもらわざるを得なかった」「受発注などの書類が電子化やシステム化がされておらず、どうしても出社してもらう必要があった」という企業は少なくないと聞かれます。

これらの課題を解決するためにも、迅速に手を打ちたい、と考えるのは当然の流れでしょう。しかし、特に中小企業の場合、「取り組むための原資が乏しい」という別の問題に直面しやすいとの懸念もあります。

そうしたこともあり、各省庁では、テレワーク導入のための助成制度を設けています。もし、次に備えてこれを機にテレワークができる環境を整えよう、と考えたときにお金の問題が生じたなら、以下のリンクも参考にしてみてください。

●テレワーク助成金(厚労省)
新型 コロナウイルス感染症対策 テレワークコース
働き方改革推進支援助成金(テレワークコース)

●テレワーク導入のステップについて
テレワークの導入方法(厚労省)
テレワーク導入ための労務管理等Q&A集(厚労省)
テレワーク導入手順書(総務省)

●参考記事
経営者が押さえておくべきIT化のポイントとは?(前編)
経営者が押さえておくべきIT化のポイントとは?(後編)- その具体的な進め方

想定外のテレワーク一斉導入~見えてきた課題・解決策は?~

ここ数ヶ月で改めて脚光を浴びたテレワークですが、2015年11月から毎年「11月はテレワーク月間」として、賛同する企業がこれに取り組んでいました。

アクサ生命でも、2015年以降、本格的に導入が始まっています。ルールはシンプルで、週4回までなら、育児や介護など家庭の事情の有無に関わらず、テレワークに適した業務内容であれば利用してもいい、というものです。

しかし、「契約書類や機密書類を絶対に持ち出してはいけない」といった理由から、制度を利用できる部署に偏りが出てしまうことは否めませんでした。また、ジェンダーダイバーシティの観点から言うと、実際にテレワークをするのは専ら女性の従業員で、かつ、子どもや要介護者がいるひとに限られる傾向があったり、制度の利用者が何となく後ろめたさを感じている、との懸念も出ていました。

そんな状況から一転、2020年4月に新型コロナウイルスに関する緊急事態宣言が発令されたことなどから、一気にテレワーク・シフトが始まりました。

アクサ生命は保険会社という性質上、業務において、強固で堅牢なセキュリティレベルを最重要視しています。しかし、外出自粛要請が出るほどの緊急事態のなかでもスムーズに業務を遂行し、なおかつ、従業員の感染リスクの低減やお客さまへの影響の最小化を両立する方法を検討し、「システムや環境が十分とは言えなかったとしても、一気にテレワークを導入しよう」という判断をしました。これもまた、BCPの判断だと言えます。

しかし、「進めながら考え、対処して前に進む」という考えのもとで始まったテレワークなので、当然ながらいくつもの想定外の課題や発見が挙げられました。以下は、その一例です。

(1)IT・ネットリテラシーの差によって生じる業務への影響

テレワーク導入で最も懸念されたのは、「テレワークを遂行するために必要不可欠なコミュニケーションツール等のサービスをトレーニングなしで全社員に使いこなしてもらえるか」ということでした。

導入当初はやはり「パソコンやネットを普段から使い慣れているかどうか」で、生産性や業務効率、チームメンバーとのコミュニケーションなどの面で随分と差が出てしまった、と感じている従業員もいたようです。

そうした声もあり、必要に応じて各種ツールの使い方をレクチャーする講習会を開催するなど、フォローする機会をもうけました。ただ、そうした機会をもうけるにしても以前なら「●月●日に会議室に集まってください」と言っていたのがオンラインでの開催になったことで、講習会をする側も「勝手が違うな」と感じる場面がたびたびありました。

(2)在宅テレワーク下でのマネジメントの問題

「在宅テレワークを行なっている部下をどのようにマネジメントするか?」という事柄は、以前から指摘されてきたマネジメント層の課題です。今回の経験は、その課題が一気に浮き彫りになった、と言えるでしょう。

例えば、勤怠状況について。当初はオンラインの朝礼などで、各従業員やその家族の健康状態を確認して「Microsoft Excel」や「Googleスプレッドシート」のような表計算ソフトで管理する、といったフローをしていたため、日々の事務作業を負担に感じる向きもあったようです。途中から外部の安否確認サービスを利用し、体温やどこで仕事をしているかなどを報告したり、それにマネジメント側が反応する、といった仕組みを作ることができました。

労働時間については、新型コロナ対応のためテレワークを拡大した当初は「通勤時間がないから」という理由で30%ほど増加しましたが、その後の増加はありません。長時間労働の是正は、労務管理の一丁目一番地と言えるほど大切なこと。日々の労働時間を把握しつつ、超過労働にならないようにマネジメント側が配慮したり、それがより簡単にできる環境やツールを整備することが重要なのは言うまでもありません。

(3)テレワーク下で円滑なコミュニケーションや研修は可能か?

業務への集中やモチベーション維持は、従業員だけでなくマネジメント側も一緒になって取り組むものです。そこではとりわけコミュニケーションが大切ですが、オンラインでいつでも会話ができるからこそ、ポイントを絞りつつ適切な距離感を保ち、双方が負担にならないようなあり方も求められます。

これは今後、新しいマネジメント・スキルのひとつとして組み込まれると考えられます。

また、アクサ生命に限らず日本の多くの企業で2020年度の新入社員の受け入れは、多くの課題の発見と解決、そして次につながる学びの機会になったと言えるでしょう。

例えば、新入社員の集合研修の場は最初の社内ネットワーキングの機会になっていましたが、今回は一度も顔を合わせないままオンライン研修をするということで、「入社したという実感や一緒に働くという気持ちが湧きづらいのではないか?」との懸念が上がりました。

一方、講師となる先輩従業員たちも、オリエンテーション等のやり方がこれまでとあまりに異なるため、手探りの状態だった部分もありました。

しかし、一番動揺するかとも思われた新入社員たちでも、「お互いの顔を見せましょう」「コメントで『8888(拍手の意)』とリアクションしましょう」といったオンラインでの“就業ルール”を決めれば、それをしっかりと実践し、素早く適応してくれました。また、自発的に取り組みを進める場面も見られました。

さらに、新人研修のために先輩社員がYouTuberのように部署の説明をするビデオを作成したことで、それを今後の中途採用者向けに転用できる、副次的なメリットも得られました。

このように、変化に柔軟に対応することで、むしろ得られるものがあるということそのものも発見だったと言えそうです。

(4)テレワーク下での業務備品・設備の貸与について

今日、多くの企業が「私用パソコンの利用や公衆のネット回線、フリーWi-Fiでの通信は禁止」というように、ネットワークのセキュリティ強化に努めています。そのため、これまでパソコンやWi-Fiルーター等を会社から貸与されていなかった従業員は急なテレワークの実施に素早く対応できず、環境が整うまで仕事ができないという状態になってしまったと推察されます。特に、まだ出社したことがない新入社員は全員がそうした状態になっていたと想像でき、アクサ生命でもその点が課題になっていました。

会社側はそうした状況を解決すべく、社員それぞれに必要な備品を貸与する対応を進めていったたわけですが、該当の機材を「だれが、いつ、どのように、どこに送るか」を決めたり、資産管理をきちんと行なうワークフローを確立することなど、経験したことがない業務に手間取る部分もありました。さらに、今後は一度貸与した備品がなくならないよう管理し続けたり、故障等があった場合にどう対処するかを考えておくことも必要になってきます。

これらのことから、コーポレート部門の業務はますます複雑かつ重要になると見通されます。また、今回のテレワークでは問題になりませんでしたが、災害時などで交通がままならない場合はどう対処するか、など、改めて想定しておくべきリスクの“芽”もこれを機に洗い出してみる価値は大きいでしょう。

加えて、今後もテレワークを続ける場合、電気代や通信費等をどこまで企業が負担するかという問題も指摘されはじめています。一律で光熱費まで補助の対象とする企業もあれば、総従業員の通勤手当の制度を廃止して、その予算をテレワーク対応のための予算として再配分する、という考え方もあり得ます。実際に、独自のルールを決めた企業も出てきました。

今後、新型コロナウイルスの感染拡大が収束するまでは、ソーシャルディスタンスを保つ必要がある以上、在宅テレワークの比率を上げて行く傾向が続くと考えられます。だからこそ、在宅テレワークでのファシリティ費用の負担をどう考えるかを議論することは、避けては通れないものです。限られた予算をどう活用すれば従業員も経営側も納得して合意でき、気持ちよく持続的に働けるか、という視点で議論を深める必要があります。

テレワーク一斉導入という経験を次に生かすために

(1)~(4)以外にも問題点はあるでしょう。一方で、必要に迫られて始めたテレワークだったものの、次につながる“資産”も見付かった、というのが、アクサ生命の新型コロナウイルス対策で始めたテレワーク対応でした。同じような意見をお持ちの企業も多いことでしょう。

しかし、これだけがテレワークで得られた気付きではありません。社会全体が「人生100年時代」に向かう変革のなかで、企業のあり方もどんどん変化していくと考えられるからです。

幅広い年齢だけでなく、外国人や障害を持っているひと、LGBTQ(セクシュアル・マイノリティ)や特別な配慮を必要としているひとなど、多様なバックグラウンドを持ち得るひとは今後、職場でも増えていくことでしょう。そうなれば当然、ここで挙げただけでは表せないテレワークの課題も生じてくるはずです。

そこで、後編「テレワーク導入のポイントとBCP~外国人・LGBT・障害者など職場のダイバーシティが進むからこそ押さえておきたいこと~」では、職場のダイバーシティを推進するアクサ生命として、テレワークで得られた気付きをご紹介したいと思います。

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